Presentasjon Bikuben RBS Bikuben_Regionalt_brukerstyrt_senter_presentasjon_2.pptx
Presentasjon felles prosjekt Recovery presentasjon_Felles_prosjekt_260418.pptx
Bikuben – Regionalt Brukerstyrt Senter
Organisasjonsnummer: 996664589
Bikuben RBS er et politisk og religiøst uavhengig og samarbeidsfelleskap mellom bruker- og pårørendeorganisasjoner.
Årsmøte er Bikuben RBS øverste myndighet og avholdes innen 1. mai hvert år.4.1 Innkalling og deltakelse
Oppmelding av saker må være styreleder i hende minimum 2 uker før årsmøtet.4.4 Protokoll
Møtesats |
Ref årsmøte mai 2019 |
||
Styrehonorar |
Under 4 t |
Over 4 t |
Merkn. |
Årsmøte |
Kr 1 000 |
Kr 2 000 |
|
Styre- /AU møte |
Kr 1 000 |
Kr 2 000 |
|
Styreleder |
Kr 120 000 årlig honorar |
||
Øvrige honorarer |
Ref. budsjett - drift |
||
Erfaringsformidling |
Kr 1 000 |
Kr 1 500 |
|
Kursleder |
Kr 1 500 |
Kr 2 000 |
|
Kursleder |
2 dager + |
Avtales for det enkelte oppdrag |
Daglig leder Styreleder
Styreleder AU/styret
Styreleder/AU Styremøte/årsmøte
Det er ikke publisert årsmøteprotokoll.
Det er ikke publisert årsrappoert enda.
Prokura og økonomistyring
Styreleder og daglig leder (DL) har prokura på Bikubens konti. DL er budsjettansvarlig og styrer økonomien ut i fra budsjettet. Medarbeidere (ansatte, tillitsvalgte, frivillige) kan ikke påføre Bikuben noen form for utgifter uten at dette på forhånd er klarert med DL.
Regnskap, revisjon og økonomioversikt
Regnskapet ivaretas av regnskapsførerfirma Eidissen Merkantil (RF) og revisjonsfirma er ES Revisjon A/S. RF leverer kvartalsvis eller ved forespørsel regnskapsoversikt til Bikuben. Administrasjonsmedarbeider (AM) fører fortløpende økonomioversikt ved hjelp av Bikubens økonomistyringsverktøy BIØKS. AM forelegger månedlig og ved behov BIØKS for DL. Regnskapsrapport presenteres ved styremøter og revidert regnskap på årsmøte.
Utgående faktura
All utgående faktura og refusjonskrav skal administreres gjennom AM som har delegert ansvar for utsendelse, arkiv og bilagsbehandling.
Attestasjon og bilagshåndtering
Attestasjonsmyndigheten er tillagt DL eller styreleder. I DLs fravær har AM begrenset attestasjonsmyndighet og kan attestere reiseregninger og løpende faktura. AM har myndighet for å kontrasignere bilag der hvor dette er nødvendig.
Effektuering, utbetaling
Lønn, honorar, reiseregninger, kjøregodtgjøring skal kjøres via lønnssystemet (innrapporteres) og effektueres av RF. Øvrig faktura og evt reiseforskudd effektueres av DL.
Ved DLs fravær effektuerer RF de nødvendige utbetalinger iht attesterte bilag.
Ansatte
Generelt er normal arbeidstid er 7 timer 30 min/dag. Ansatte er underlagt arbeidsmiljøloven og har fleksibel arbeidstid. Kjernetiden er fra klokken 0900 – 1500. Evt. overtidsarbeid skal være avtalt med DL og kompenseres med avspasering. Ved fravær skal sykemelding evt. egenmelding leveres DL.
Medarbeidere i samarbeid nav og vekstbedrifter
Avtale om oppmøte og deltakelse gjøres mellom den enkelte medarbeider og DL. Medarbeider skal føre timelister og dokumentere timeforbruket i henhold til % sats for inngått avtale med NAV eller vekstbedrift. Liste over medgått arbeidstid levers månedlig til DL. Evt. overtidsarbeid skal være avtalt med DL og kompenseres med avspasering. Ved fravær skal sykemelding evt. egenmelding leveres DL.
Frivillig medarbeidere
Avtale om oppmøte og deltakelse gjøres mellom den enkelte medarbeider og DL. Frivillig medarbeider skal melde fra om han/hun ikke deltar iht. avtalt aktivitet. Frivillig medarbeider skal månedlig levere aktivitetsliste med timeforbruk til AM. AM fører oversikt over frivillig aktivitet for dokumentasjon.
Avspasering og ferie
Opptjent arbeidstid (avspasering) skal i utgangspunktet være avviklet ved overgang til nytt år. Ferieønsker skal være forelagt DL innen 1. mai. I skoleferiene er det lav regional aktivitet og medarbeidere oppfordres til spesielt å nytte disse tidsrom for fritid og ferieavvikling. Avspasering og fri avtales fortløpende med DL.
Flyreise, billetter bestilling
Alle reiser skal være godkjent av DL. Medarbeidere og tillitsvalgte skal så langt som mulig bestille flyreiser gjennom AM. Behov for flyreise skal meddeles AM i så god tid at vi oppnår rabatterte flybilletter. AM gir den reisende tilbakemelding på utført bestilling, referansenummer etc. Øvrige billetter bestilles av den reisende og billigste off transport skal benyttes.
Overnatting
Medarbeidere og tillitsvalgte skal så langt som mulig bestille hotellovernatting gjennom AM som benytter inngåtte hotellavtaler, faktureringsavtaler osv. AM gir den reisende tilbakemelding på utført bestilling, referansenummer etc.
Reiseforskudd
Kan godkjennes av DL og ved hans fravær styreleder. Størrelsen på reiseforskuddet skal gjenspeiles i de faktiske utgifter for oppdraget.
Reiseregning
Skal snarest og senest 14 dager etter endt oppdrag leveres til AM for registrering og kontroll.
Om det er nyttet privatbil eller taxi skal grunnen for dette anføres i merknadsrubrikken på reiseregningen. DL godkjenner og attesterer reiseregningen. Utbetaling av tilgodehavende skjer fra RF ved lønnskjøring rundt den 12. og ved økonomikjøring i hvert månedsskifte. Ny reise kan ikke påbegynnes før reiseregning for foregående reise er levert.
Tjenestekjøring/bruk av privat bil
Bruk av privatbil for tjenestekjøring skal før det enkelte oppdrag avtales med DL. I utgangspunktet nyttes statens reiseregulativ. I enkelt tilfeller kan det avtales med DL et fast beløp for oppdraget, eksempelvis om en nytter privat bil parallelt med tilgjengelig off transport. Skjema - bruk av privatbil/tjenestekjøring leveres AM for registrering og kontroll. DL godkjenner og attesterer.
Den enkelte medarbeider skal innen 14 dager etter endt reise/oppdrag utferdige rapport som leveres DL. Nytt oppdrag skal ikke påbegynnes før rapport fra foregående oppdrag er levert. AM fører oversikt og arkiv på rapportene samt ajourfører fortløpende aktivitetsliste kompetanse inn – kompetanse ut.
Rapporten skal som minimum inneholde de nummererte hovedpunkt. Underpunktene følges som en rettesnor, noen kan utelates - andre kan tilføyes – tilpassning alt etter oppdragets art.
Forenklet rapport skal være kort og lettfattelig, ikke mer enn to sider tekst.
Vedlegg gjerne innkalling, program, utlevert materiale, deltakerliste, egne produserte vedlegg
Overskrift
Innledning
Hoveddel (Beskrivelse av innhold)
Konklusjoner
Evaluering anbefalinger
Sted dato og underskrift
Ha følgende i tankene under utarbeidelsen:En som ikke var tilstede under seansen skal på bakgrunn av din rapport få innsikt i, forstå hovedtrekkene av hva som ble gjennomgått eller forgikk. Rapporten kan brukes som vår dokumentasjon i andre sammenhenger.
Den enkelte medarbeider skal så snart en vet om aktivitet ute, plotte dette inn i aktivitets- oversiktskalenderen som henger hos AM. Aktivitetskalenderen nyttes blant annet for å sette egne møtedatoer, vurdere annen regional aktivitet mm. AM holder et overoppsyn med kalenderen.
Våre tilskuddsytere forutsetter en del frivillighet og ikke lønnet/honorert aktivitet inn i driften ved RBS. Vi ønsker å synliggjøre vår erfaringskompetanse og mener i utgangspunktet bestiller/ ekstern oppdragsgiver bør utbetale honorar til erfaringsformidlere og bidragsytere. Størrelsen på disse honorarer vil variere da de ulike oppdragsgivere har ulike satser. Honorarer fra eksterne oppdragsgivere kan utbetales fra dem og direkte til erfarings-formidler.
Ved noen oppdrag utbetaler Bikuben selv honorarer. Utbetaling av honorar fra Bikuben gjenspeiles i styringsbudsjettet og opphører når avsatte budsjettkroner er forbrukt. Alle honorar skal på forhånd være avtalt med DL.
Type aktivitet som honoreres fra Bikuben |
Fast sats |
Varighet |
Styre- AU- Årsmøte |
2 000 |
Over 4 timer |
Styre- AU- Årsmøte |
1 000 |
Under 4 timer |
Erfaringsformidling |
750 |
1 – 4 timer |
Erfaringsformidling |
1 500 |
Over 4 timer |
Kursleder |
1 000 |
1 – 4 timer |
Kursleder |
2 000 |
4 - 8 timer |
Kursleder |
3 000 |
Over 8 timer, 2 dager mer |
Alle medarbeidere har ansvar for å ivareta og forvalte Bikubens eiendeler på en forsvarlig måte. All innkjøp av materiell skal godkjennes av DL.
Materielloversikt
AM har delegert ansvar for å føre materielloversikt og oppdatere listen ved kassasjon og nyanskaffelser. Varig materiell med verdi over kr 1500 skal inngå på listen.
Anskaffelse av varig materiell
I forbindelse med budsjettarbeidet lages det en anskaffelsesplan for varig materiell. Medarbeidere som har innspill og forslag til anskaffelsesplan må komme med forslagene innen uke 3.
Forbruksmateriell, kontorrekvisita, kursmateriell
AM fører kontroll med forbruksmateriell og rapporterer behov for anskaffelse til DL. Den enkelte medarbeider rapporterer behov for materiell til AM.
Brosjyremateriell
AM er hovedansvarlig for bestilling, ogMedarbeidere bestiller i utgangspunktet brosjyremateriell gjennom AM som også aktivt skal orientere seg i «markedet» og fortløpende anskaffe relevante brosjyrer. Utgåtte og ikke aktuelle brosjyrer, folderere etc. skal fortløpendekasseres
AM har delegert et overordnet ansvar for drift og vedlikehold av alle kontormaskiner, inkludert IT. AM er også ansvarlig for å lære opp medarbeidere i bruk av de ulike maskiner og utstyr og kan delegere vedlikeholdsoppgaver blant de andre medarbeidere.
Kopiering – masseproduksjon
Kopieringsutgiftene skal holdes på et så lavt nivå som mulig. Alle medarbeidere skal vurdere mengde og nødvendighet før kopiering iverksettes. Det skal også vurderes farge eller svart hvit kopi. Eksempelvis koster en fargekopi 5 x mere enn en sort/hvit. Kopiering av programmer infomateriell ifm prosjekter skal normalt faktureres prosjekt/ekstern samarbeidspartner.
AM har delegert ansvar for å organisere og administrere posttjenesten. Selve postombæringen delegeres blant medarbeiderne. AM fører kontroll med portobeholdningen og rapporterer behov for etterforsyning til DL.
Post inn – post ut
Leveres AM som ivaretar nødvendig registrering arkivering og videre utlevering, forsendelse og frankering.
Brev ut
Alle medarbeidere må fokusere på hvilken type brev/skriv/e-post som sendes ut. Er dette en off. forespørsel eller svar fra Bikuben, en henvendelse om økonomisk støtte, avtaler som går på drift eller bruk av personalressurser skal dette gå gjennom og godkjennes av DL. All off. korrespondanse skal gå på Bikubens fastsatte brevmal. Har henvendelsen/svaret mer karakter som et arbeidsdokument innen løpende prosjekt/oppdrag kan medarbeider sende svar/henvendelse direkte til samarbeidspartner.
Alle medarbeidere har ansvar for å holde orden i og utenfor Bikubens lokaler. Bikuben kjøper 5 timer vaskehjelp/uke. Dette betyr at alle medarbeidere ved behov også må bidra i rydding og renholdet. Medarbeidere oppfordres på eget initiativ til å forta rydding og rengjøring når en registrerer behov for dette. AM har delegert ansvar for å iverksette oppdrag blant medarbeiderne.
DL er bikubens presseansvarlig. Henvendelser fra til media skal kanaliseres gjennom DL.
Medarbeidere som ønsker saker presentert på nettsiden melder dette til AM i så god tid som mulig før publisering. AM har delegert ansvar som administrator av nettsiden.
Det henstilles til alle medarbeidere om å nytte kanalen aktivt, legge ut info om kommende aktiviteter, beskrive aktiviteter som er gjennomført, legge ut info om relevante kurs/konferanser og interessepolitiske saker. AM har delegert ansvar som hoved administrator av kanalen.
For øvrig vises det til vedtekter og etiske retningslinjer for Bikuben.
Reise |
|
Kjøreregning | Kjøreregning |
Grunnlag for reiseregning | Grunnlag for reiseregning |
Tausehetserklæring |
|
Taushetserklæring ansatte | Taushetserklæring ansatte |
Taushetserklæring ansatte | Taushetserklaering frivillige |
Møter |
|
Honorar Styremøte | Egenmelding fravær |
Generelt Honorar | Generelt Honorar |
Egenmelding ved fravær |
|
Egenmelding fravær | Egenmelding fravær |
Rapporter
|
|
Helsedirektoratet gav Telemarksforskning i oppdrag å evaluere de Regionale brukerstyrte sentre. I linken under kan du lese evalueringsrapporten. |
|
Brevmal |
|
Brevmal Bikuben |
|
Aktivitetsplan |
|
Liste til utfylling for hånd |
Bikubens mål, visjoner og strategier kan best utvikles og nås ved at vi har et felles sett av verdier som danner grunnlag for alle våre handlinger, så vel internt som overfor utenforstående.
Våre grunnleggende verdier kan uttrykkes i ord som likeverd, medmenneskelighet, tillit og åpenhet.
Bikuben skal være et arbeidsfellesskap der alle medarbeidere (ansatte, tillitsvalgte styrerepresentanter og frivillige) lojalt bidrar til å virkeliggjøre våre visjoner, mål og verdier. Vi skal sammen styrke regionalt brukerstyrt senter og skape en ressursbase for erfaringskompetanse, som vi igjen kan være stolte av og som er respektert av andre.
Bikuben er et opplæringstilbud for hele Nord Norge. Ved hjelp av erfaringskompetanse skal Bikuben bidra til å bygge opp livskvalitet og livsglede med ansvar for egen helse og egen læring.
Dette skal gjøres på en slik måte at det tas hensyn til alle de grupper som har interesser knyttet til vår aktivitet bl.a. eiere, medarbeidere, samarbeidspartnere, myndigheter og samfunnet forøvrig.
Mål, visjoner, strategier og organiseringen av Bikuben er beskrevet i styringsdokumenter og vedtektene for Bikuben.
Lojalitet må være gjensidig. Det betyr bl.a. at involverte har plikt til å ivareta Bikubens beste og at Bikuben har et spesielt ansvar for sine medarbeidere, deres mentale og fysiske helse, sikkerhet og velvære.
Forholdet mellom medarbeiderne skal gjenspeile våre grunnleggende verdier. Enhver har plikt til å anerkjenne og praktisere Bikubens etiske verdier.
Vi skal i forhold til våre samarbeidspartnere, legge vekt på nærhet, kvalitet, kompetanse og effektivitet. Tillit og troverdighet står sentralt i forhold til våre samarbeidspartnere.
Samtlige involverte i Bikuben skal behandle sensitiv informasjon med varsomhet og i samsvar med intensjonene i Norsk lov. Spesielt omfatter dette informasjon om enkeltmennesker og omtalte personer.
Bikuben
Tlf: +47 770 93 110 - E-post: post@bikuben.net
Besøksadresse: Bygdeveien 18, 9475 Borkenes
Postadresse: Postboks 34. 9476 Borkenes
Org nr 996664589